রিপোর্টের তালিকা লম্বা দেখে অনেকে কিছুই খোলেন না। অথচ বাস্তবে একটা সমিতি চালাতে দৈনিক দুটো, মাসিক পাঁচটা আর বার্ষিক চারটে রিপোর্টই যথেষ্ট। বাকিগুলো দরকার পড়লে তখন।
প্রতিদিন: দুটো
আজকের কিস্তির তালিকা আর আজকের আদায়ের মোট। সকালে প্রথমটা দেখে বেরোন, সন্ধ্যায় দ্বিতীয়টা দেখে ক্যাশ মেলান। এই দুটোই দৈনন্দিন শৃঙ্খলা।
এর সাথে ক্যাশবুক — ক্লোজিংয়ের সময়। তিনটে মিলিয়ে দিনের কাজ শেষ।
প্রতি মাসে: পাঁচটা
সদস্য ব্যালেন্স রিপোর্ট, লোন আউটস্ট্যান্ডিং, খেলাপি তালিকা, নগদ প্রবাহ স্টেটমেন্ট আর অনিয়মিত সদস্য তালিকা। এই পাঁচটায় সমিতির পুরো স্বাস্থ্য ধরা পড়ে।
মাসে একবার এই পাঁচটা নিয়ে এক ঘণ্টা বসুন। যা ঠিক নেই তা এখানেই চোখে পড়বে — পরের মাসে নয়।
- সদস্য ব্যালেন্স রিপোর্ট
- লোন আউটস্ট্যান্ডিং
- খেলাপি তালিকা ও এজিং
- নগদ প্রবাহ স্টেটমেন্ট
- অনিয়মিত সদস্য তালিকা
প্রতি বছরে: চারটে
রেওয়ামিল, লাভ-ক্ষতি হিসাব, স্থিতিপত্র আর পণ্য-ভিত্তিক লাভ। প্রথম তিনটে বার্ষিক সভা ও লভ্যাংশের জন্য, চতুর্থটা পরের বছরের পরিকল্পনার জন্য।
সবগুলোই PDF ও Excel-এ নামানো যায়, তাই সভার আগে সদস্যদের পাঠিয়ে দেওয়া যায়। যে রিপোর্ট বারবার লাগে সেটা ফেভারিট করে রাখুন — তখন এক ট্যাপেই চলে আসে।
পঞ্চান্নটা রিপোর্ট আছে বলে পঞ্চান্নটা দেখতে হবে না। এগারোটা দিয়ে শুরু করুন, বাকিগুলো দরকারে।
